Từ thuở khai thiên lập địa, “deadline” đã là một từ mang lại nhiều niềm đau trong ngành quảng cáo. Tưởng như không từ nào có thể soán đi ngôi vị chí tôn này… Nhưng không, “ASAP” vùng lên như một chiến binh mạnh mẽ làm điêu đứng bao creative.
ASAP – viết tắt của as soon as possible – dịch nôm na là “liền liền”, “ngay và luôn”, “lẹ lẹ cái tay” hay gì đó đại loại thế.
ASAP một phần xuất phát từ khả năng quản lý dự án kém, dẫn đến hai tình huống.
(1) là không có khả năng lên kế hoạch thời gian cụ thể và rõ ràng cho từng cột mốc của dự án. Nên có yêu cầu nào mới hoặc brief mới từ khách hàng là “ASAP” hết.
(2) là “cháy timeline.” Những mốc thời gian cụ thể đã được định ra cho dự án từ trước nay trở nên vô nghĩa. Nên “ASAP” thôi chứ nước tới cổ rồi.
Nhưng creative không chỉ làm một việc hoặc một dự án. Luôn luôn có nhiều dự án chồng chéo nhau. Nên khi “ASAP” được tung ra như một đòn chí mạng, creative cũng điêu đứng mà không biết phải làm sao. Vì cơ bản, “liền liền” là bất khả thi. Sau đây, Nghi gợi ý một vài “mẹo” để đối phó với “ASAP”.
1 – Tự đề xuất thời gian hoàn thành việc được giao
- Phân tích nhiệm vụ: Chia nhỏ công việc thành các task cụ thể, đánh giá độ phức tạp và thời gian ước tính cho từng task.
- Xác định các yếu tố ảnh hưởng: Sự phức tạp của ý tưởng, số lượng asset cần sản xuất, sự cần thiết của các vòng feedback, v.v.
- Tham khảo các dự án tương tự: So sánh với các dự án tương tự đã thực hiện trước đó để có một đánh giá khách quan hơn.
Nhưng người tính luôn không bằng trời tính. Nên các bạn nhớ phải luôn dự phòng một khoảng thời gian nhất định để xử lý các tình huống phát sinh hoặc các yêu cầu thay đổi. Vì làm nay đổi mai. Sẽ luôn có một cú “lật” brief nào đó chực chờ hoặc yêu cầu phát sinh thêm.
2 – Deal deliverables (Thoả thuận về những hạng mục sẽ được hoàn thành)
- Ưu tiên hạng mục: Xác định một vài hạng mục quan trọng nhất cần hoàn thành trước, từ đó đưa ra thoả thuận. “ASAP” thì tôi chỉ có thể giao được chừng này hạng mục thôi. Những hạng mục còn lại sẽ được “cuốn chiếu” từ từ. Rồi chào thân ái và quyết thắng.
- Quản lý kỳ vọng: Không chỉ thoả thuận về hạng mục được hoàn thành, mà kỳ vọng trên chất lượng thành phẩm cũng cần được nhắc đến. Vì người giao task phải hiểu rõ về thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc với chất lượng cao. Thời gian ít thì chất lượng thấp hơn. Được cái này mất cái kia. Cuộc sống mà… 🙂
Và một ngày chỉ có 24 tiếng.
Câu mà Nghi luôn nói mỗi khi bị ép “ASAP” là “We can only do what we can only physically do“. Khô queo rồi thì có ép cũng chỉ ra bã thôi.
3 – Học cách nói “không” và đề xuất các giải pháp thay thế
Tự đánh giá khả năng của bản thân và nói “không” nếu khối lượng công việc quá lớn hoặc thời gian quá gấp. Cứ thẳng thắn chia sẻ khó khăn của mình. Đừng cố đấm ăn xôi. Sau 9 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành quảng cáo, Nghi thấy người chiến thắng là người biết nói “không.”
Có những trường hợp bất khả kháng, thay vì nói “không” tuyệt đối, hãy đề xuất các giải pháp thay thế như chia nhỏ công việc cho đồng đội cùng làm, thay đổi một số yêu cầu, hoặc “sếp ơi cứu em”.
Chúc các bạn tâm bất biến giữa dòng đời “ASAP”.
